Strony internetowe wykonane we własnym zakresie mogą okazać się pomocne w zarządzaniu projektami
Inżynier Brian Fudze, pracujący dla firmy Respironics (www.respironics.com), producenta urządzeń medycznych, miał rozwiązać problem, który spędza sen z powiek wielu inżynierom. Jego zadanie polegało na znalezieniu sposobów na skrócenie czasu projektowania respiratorów i innych urządzeń wytwarzanych przez firmę. Do realizacji tego zadania potrzebne było rozwiązanie służące do ułatwienia komunikacji pomiędzy członkami zespołu projektowego oraz udostępniania informacji. Fudge osiągnął to poprzez wewnątrzfirmową stronę WWW, którą przygotował do jednego ze swoich projektów.
Jak powstała strona? Jak mówi sam pomysłodawca i autor, po wygenerowaniu dokumentów skanuje je i zapisuje w formacie PDF. Następnie na stronie umieszcza linki do dokumentów, które są związane z danym projektem, takich jak: specyfikacje produktów, specyfikacje projektowe, analizy zagrożeń czy listy materiałowe.
Kto zagląda na stronę? W zasadzie wszyscy pracownicy firmy, którzy uczestniczą w realizacji projektu, inżynierowie mechanicy i elektrycy, inżynierowie zajmujący się oprogramowaniem, personel produkcji, personel kliniczny, pracownicy kontroli jakości oraz ci, którzy zajmują się kontrolowaniem dokumentów, marketingiem oraz zakupami. Każdy z nich ma na swoim komputerze link do strony.
Strona internetowa została sporządzona na bazie podobnych, przykładowych stron, z którymi Fudze zetknął się, uczestnicząc w kursie Zaawansowanego Zarządzania Projektami Stanford. Jego strona umożliwia zapoznawanie się z kilkoma aspektami projektu, takimi jak harmonogram, następne zadania oraz związane z projektem ryzyko. Istnieją również strony dla list zadań oraz technologii, które można wziąć pod uwagę jako potencjalne rozwiązania.
Fudge znalazł sposób na przyspieszenie wewnętrznej komunikacji. Jego działania mają na celu zapewnienie, że wszyscy są na bieżąco oraz że zespół jest w stanie identyfikować potencjalne problemy na wczesnym etapie ich powstawania i… potrafi je rozwiązać. Strona WWW stanowi również ułatwienie w przeprowadzaniu spotkań związanych z projektami, a Fudge przychodzi na spotkania z laptopem i kamerą internetową, co umożliwia mu natychmiastowe wprowadzanie aktualizacji, które później zapisuje na serwerze.
|
NASZE HARMONOGRAMY SĄ BARDZO NAPIĘTE, W ZWIĄZKU Z CZYM KAŻDA MAŁA PRZESZKODA NA DRODZE MOŻE POWODOWAĆ OPÓŹNIENIA |
Fudze nie potrafi podać dokładnych wartości wygenerowanych oszczędności czasu podczas procesu opracowywania nowego produktu, ale jest przekonany, że jego strona przyczyniła się do poprawienia komunikacji. – Patrzę na to pod kątem ryzyka – mówi. – Nasze harmonogramy są bardzo napięte, w związku z czym każda mała przeszkoda na drodze do realizacji może powodować opóźnienia.
Fudze ma świadomość, że żaden system nie jest doskonały. Oczekuje więc sugestii ze strony innych inżynierów, którym udało się rozwiązać problemy z komunikacją oraz czasem przeznaczonym na realizację projektów.
Zapraszamy na stronę Respironics. Jest ciekawa i dobrze zorganizowana. Jednym z najciekawszych elementów jest pasek nawigacyjny po lewej stronie. Znajdziecie na nim przycisk opisany jako: Informacje kliniczne (clinicial information), który prowadzi do ciekawych wiadomości na temat produktów firmy oraz sposobu ich użytkowania. Na przykład znajduje się tam bibliografia sporządzona przez zespół do spraw edukacji medycznej firmy, wymieniająca najważniejsze artykuły i badania dotyczące snu z zakłóceniami oddychania. To duże ułatwienie dla dostawców, którzy chcą, aby ich inżynierowie łatwo mogli uzyskać informacje o produktach.
Autor: Paul E. Teague redaktor
